【保育園職員会議】イヤになる理由と公開処刑を防ぐ方法!大切なのは事前準備!

保育
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こんにちは!ともや先生です!

皆さんの園の会議ってどうやってますか?

今回は保育園の職員会議についてです!

会議と言っても、やり方は様々です。

「ウチの会議ってどうなの!?」と思っている方の、なにかしらのヒントになりえれば嬉しいです。

まずは興味のある部分だけでも「目次」から見てみて下さい!

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職員会議はなにするの?

まず、保育園の職員会議ってなにをするのでしょう?なんとなくで出席していませんか?まずは、なぜやるかきちんと意味を理解することから始めてみましょう!

ざっくり言って、会議はこの3点ではないでしょうか?

「情報共有」をする為

ざっとまとめるとこんなことを情報共有します。

  • クラスの状況報告
  • みんなに覚えてもらいたい確認事項の報告
  • 行事等の話し合った結果報告
  • 外部研修の報告

以上のように、発信者が一方的に話すケースです。

他のクラスの事を知り、子どもに対する理解を深めるのは非常に大切な事です。

今困っていることの「相談」

クラス担任同士や行事担当者同士で困っていることについて相談する時間でもあります。

  • 話し合っても答えが出ない
  • 疑問に思っていることをみんなで考えたい
  • AとBで迷っている

クラスの問題は園全体の問題です。

他のクラスに聞く事によって、担任間では気付けないことがあったり、担任じゃないからこそ客観的に見て気付ける部分もあると思います。

自分の過去の体験でこうしてみた。そしたらこういう反応が返ってきた。等様々な意見が聞けると思います。

また、なにか議題があれば全員で考えたりします。

スキルアップの為の「園内研修」

上記の項目と被るかもしれませんが、みんながどう思っているか、なにを考えているか知る為にも「園内研修」は重要となってきます。

先生一人ひとりが、それについてどう思っているか、可視化するのにとてもいいと思います。

皆さんのいろんな気付きを知れて、プラスになると思うので是非ともオススメです。

会議を通して保育士としてレベルアップしたいですね!

僕は付箋を用いた園内研修をオススメします。

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保育園の会議の種類

全員が集まる会議

園によってやり方は様々ですが、基本的に保育園はシフト制で回しているため、みんなが集まってからやる場合はこんな具合です↓

  • 月に一度開催する場合
  • 全園児が降園した夜
  • 土日祝等の休みの日
  • 年始の三箇日にやる場合も

やり方は様々ですが、全員出席の会議は月に一度。もしくは年に一度のイメージです。

確かに全体会議が毎週あったら大変ですよね。

園によりますが、「この日は休みだけど、系列園は全員出勤!」とかいうのもあります。

年に一度の大きな会議がある園で働いていました。僕の場合は休みの日で、午前中は経営者の方針を聞き、午後は会食。のようなパターンです。

人数が多いので、報告がメインだったりグループディスカッションを行ったりする場合が多いです。

一部の先生が集まる会議

全体会議でない場合は以下のような場合があげられると思います。

  • 主に午睡の時間に行われる
  • 行事担当者だけが集まる
  • クラスリーダーだけが集まる
  • その週のサブの先生が集まる
  • 週一でやっている

全体会議より人数が少ないので、発言のしやすさのメリットはありますね。

個人的には「午睡時間でなるべく完結」がいいと思います。

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会議で気を付けたいこと

公開処刑の場にしない

会議とは、特定の個人やクラスを吊し上げて攻撃する場ではありません。ましてやケンカをする場でもありません。

自分としては、悪気はなく、純粋なる正義感であったとしてもです。

本人が意図していなかったとしても、場合によっては公開処刑になってしまうこともあります。これは絶対に防がなくてはなりません。

会議そのものがストレスになってしまっては、もとも子もありません。

この場で白黒つけてやる!みんなが見ている前で追求してやる!!

なにか不満があったとして、それを会議でいきなり解決しようとするのは不適切です。

会議とはあくまで建設的な話し合いの場であって、他者を傷付ける場ではありません。

ただ座ってメモしてるだけにならない

せっかく大勢で、もしくは何人かで集まっているのに、ただ座ってメモするだけではあまり意味がありません。

「報告を聞く」「全体周知」も大切ではありますが、それだけではあまり意味がありません。

ただの「報告」が目的の場合、あとから会議録を読めば十分です。(特に新人の先生や、転職したばかりの先生は発言しにくいのではありませんか?)

そのような会議なら極論「いなくても同じ」です。

僕にも経験あります。喋るのは園長や主任やベテランの先生方だけ。自分はただそこに座っているのみ。自分の頭で考えない。ただただ眠気と戦い、メモをするだけの時間…

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会議の前にやりたいこと

不安を取り除く為の「ルール」

なにをするにしてもルールがないと不安になりませんか?

例えば「サッカーするよ!」となってルールがわからなかったら戸惑いませんか?

「え!?サッカーってなに?ボール使うの!?え、手を使っちゃいけないの?なんでー!?」といった具合に。

話しやすい空気を作る為

会議も同じです。行う前にルールをきちんと決めておきましょう。

発言しても否定されるかも…と思ったら喋りづらいですよね…

例えば、こんな具合です↓

  • 人の発言に対して否定はしない
  • 反対意見があれば代案を
  • 相手の話はきちんと最後まで聞く
  • 相手を攻撃するような発言はしない

ただ批判するだけなら簡単です。誰でもできます。

みんなで考えるということ。発言しやすい空気を作ることが大切と考えます。

会議を行うのは先生達なので、先生達にルールを決めてもらうといいとお見ます。

議題は必ず管理者に「事前相談」

会議でいきなり突っ込んだことを聞くのはけっこうNGです。

前から思っていたんですけど、〇〇組の保育は一体どうなってるんですか?

急に聞かれたら、みんなビックリしちゃいます!!!

公開処刑を防ぐ為

会議で何かを訴えたい場合は、必ず園長や主任等の管理職に事前に相談をすること。これは徹底して欲しいところです。

会議の時にいきなり切り込んだ質問や議題をあげたらどうなるか?

聞かれた方はビックリです。

なんなのいきなり!?今言わなくてもよくない?

問い詰めている本人からしたら「純粋な疑問」だったとしても、いきなりはNGです。

上長に事前に相談しておけば…

園長
園長

うーん…この議題はみんなの前で話すにはちょっと…

「これちょっとマズいよね?」上が判断して差し止めることも可能です。

そして上の先生が判断して、上記しました時間割に盛り込みましょう。

その他には、言いにくいことも、事前になら園長や主任、先輩に相談もできます。

新人
新人

会議で言うにはちょっと…

わざわざ会議で聞くようなことじゃないんだけど…

もちろん内容にもよりますが、僕の園でも報告なしでいきなり攻撃的な内容をあげた場合は、僕の方で差し止める場合があります。

全体を把握する為の「時間割表」

会議が大好きって人いますか?どちらかというと苦手な方が多いのではないでしょうか?

なにをするかわからないと不安になる

会議がイヤになる理由の1つは、会議でなにをするかわからないからです。

会議やだなぁ…
何時に終わるんだろう…
なに聞かれるんだろう…
今日もまたなにか突っ込まれるのかなぁ…

会議の時間は有限です。きちんとなにをやるか把握して、準備をしておきたいところです。

準備ができていると、会議へ対する認識も変わっていくのではないでしょうか?

なにをするか知っておくだけでかなりストレスは減ると思います。

今日はこんなことを話し合うのね!

行事報告の後は園内研修をやるのか!

なるほど!今日はこれについて話し合うのね!事前に準備しておかないと!

当日は時間を守り、次回までにどうするかを決める

いつ終わるかわからない…という会議もストレスになってしまうのではないでしょうか?

だらだらと時間ばかり過ぎていく会議に意味はありません。

きちんと時間を守り、決まらなかったことは、次回どうするかを決めましょう。

だれだれ先生が次回までになにをどこまでやるか等、ただおしまいにするだけではダメですよ!

でないと、次の会議であたふたすることになります。

あの件ってどうなったんだっけ?◯◯先生が進めてくれてるんじゃないの?

え!?私?てっきり△△先生がやってるのかとばっかり!もしかしてなんにも進んでない?

なんて事は避けたいですね。

効率化の為の「資料作成」

会議とは、ほぼ事前準備にかかっています。準備ができていないまま会議に臨むのは無謀です。

事前に資料を作成しておけば、上記しました「集団メモ」もなくせます。

会議前に読んで時間短縮

会議が始まってから、初めて知る情報に対し、その場で考えるのでは時間がかかってしまいます。

1つひとつその場で説明していては、時間がいくらあっても足りません。

それらも全て、事前に資料を読んでおくことで解決します。

仮に0~5までの各クラス報告だけで30分が必要だとします。20人会議に参加したとして、10時間分使っているのです。

会議が早く終わった方が皆様も嬉しいのではないでしょうか?

事前に知っておけば、自分達なりに答えを用意しておくこともできます。

周りにも相談でき、場合によっては別の園や、他業種の知り合いにも聞いておくことができます。

もっと言ってしまえば、疑問や質問も事前に知っておけば、それに対する答えも用意できます。

いきなり会議で質問攻めされてもうまく答えられなかったりしますよね。

新人
新人

確かに、全員が集まる会議で、報告している側からあれは?これは?あれやってないの?どうしてやらなかったの?」と逐一指摘されたら辛いかも…

どうしてもここが大事!という部分のみ改めて口頭で全体に呼び掛けるのはいいでしょう。

当日いきなり「どうですか?」と投げ掛けられて

しーん…となった経験はありませんでしょうか?

新人は真っ白。中堅は「私、なにか言わなきゃダメかしら!?」ドキドキ…

なんてことになっていないでしょうか?

ミスを減らして効率アップ

僕としては「紙に書いてあるモノをただ読み上げ、全員がそれをメモする。」という行為は必要ないと考えます。

せっかくみんなで集まっているのに、会議で「集団メモ」をしている時間は勿体ないです。

資料を作っておくことで、当日の書き間違い。聞き間違いを防ぎます。

資料に対する補足説明をしたり、それに対する質問を受け付けた方がよっぽど効率的です。

補足説明や、個人的に重要だな!と思った事はメモした方がいいかと思いますが、座って聞いてメモするだけの場合は、あとで会議録でも見ればいいです。

もう一つは聞き返しにくいということ。

確かに、自分一人の為だけにみんなの時間を止めてしまうのは忍びないです…

発言力のある先生なら聞き漏らした部分をその場で聞けるかもしれませんが、それ以外ですと「終わったら聞きやすい人に聞けばいいや」なんて思うのでしょうか?

読まない先生が出てくる?

事前に説明しておきましょう。何のために事前に周知するか。

極端な話「早く帰りたいから!」でもいいかもしれません。

会議で初めて知りたい!

事前に知るのは嫌だ!

自分はメモりたいんだ!

という方がいれば話は別ですが…

事前情報なしに会議に挑むのは、装備品なしで魔王と戦うのと同じです。資料を読んで、きちんと準備を整えましょう!

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まとめ

今回は「保育園の職員会議」についてお話させていただきました。

いかがだったでしょうか?

会議はまず準備が8割!ですね。

十分に準備をして当日を迎えたいモノです。

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