こんにちは！ともや先生です！
Googleのクラウドサービスは無料で使えるのでオススメですよ！
保育園という業界は「手書き文化」が根強いですよね？
「Googleドライブ」使用を機に書類をデータにしてみてはどうでしょうか？
具体的な使い方をご紹介します！※業務にパソコンを導入している園に限定します。
是非「目次」から使えそうなとこだけでも見ていって下さい！
【Googleドライブ】とは？
Googleドライブって聞いた事ありますか？
スマホでアンドロイドには入っている事が多いのですが、アイフォンの方には聞きなじみがないかもしれません。
Googleの提供する「クラウドサービス」のこと
Googleドライブとは「クラウドサービス」のことです。
クラウドとはそのまま「雲」という意味。
概念として「いつも当たり前のようにそこにある存在」という解釈です。
特筆すべきは「スマホやパソコンの本体に保存してあるわけではない」ということです。
皆様が毎日使っている「LINE」なんかもそれに当たりますね！
クラウドに保存したデータは、実際に保存をしたパソコンでなくてもそのデータを見ることが出来るのです！
例えば「僕が１枚の書類をパソコンを通してクラウドに保存した」とします。それはそのパソコン本体に保存しているわけではなくGoogleに保存されています。
なので、アクセスすれば他のパソコンからでも見ることが可能です。
皆さんで情報を共有するのにメチャクチャ便利で効率的です。
紙の書類での問題を解決！
データを共有するのに「Googleドライブ」はメチャクチャ便利です！
例えば「行事計画案」を作ったとします…
紙だとこんな手間がありませんか？↓
- 印刷（コピー）する作業
- 上長に提出したら返ってくるまで確認できない
- 各クラス回す時間
- 見たい時にすぐに確認できない
上記の項目は、ドライブを使うと「一瞬で全て解決」です。
確かに、事務所とかに保管されている場合ですと、部屋に一人しかいない場合はすぐに確認しにいけませんよね…
具体的な運用例
では、具体的に「Googleドライブ」はどのように役に立つのかを、僕の例から見ていきたいと思います。
アカウント作成は「園のケータイ」を使う
Googleドライブを使用する為には「電話番号」が必須です。
管理職や先生個人の電話番号を使うことは避けたいので「保育園用のケータイ・スマホ」の電話番号を使うといいでしょう。
電話番号を入力してパスワードを決めるだけです。
登録そのものは、簡単にできます。５分もかかりませんよ。
固定電話でもアカウント作成はできるようなのですが…試してはいませんが、めんどくさそうなので、あまりオススメはしません。
「行事計画・記録」をクラウド化！
それでは早速書類をクラウドに保存していきましょう！
既にＩＣＴの業者と契約しているのであれば「日誌・週案・月案」といったメインの書類はＩＣＴソフトに入力されていると思います。
ですので、その園独自の書類に使ってみてはどうでしょうか？
例えば「行事計画案」です。
確認したい時に各クラスのパソコンからいつでも見ることができます。
僕自身も「あれ？あの行事開始何時からだっけ？」とかをパソコンからすぐに確認できるのでメッチャ便利！と思う時けっこうあります。
毎月の「おたより」をクラウド提出に！
ウチの園では毎月の「クラスだより」を紙にしないで、パソコンから保護者様にデータで送信しています。
前までは「紙で提出してもらい、それを園児数分コピーして」各家庭に配っていました。
それを思い切って変更です！
先生方には「ワード」で作成してもらい、印刷はしないでドライブにデータを入れてもらいます。
それを僕が配信用に編集し、保護者様全体に送っています。
印刷しないでパソコンからデータ提出って、なんか近未来感あってワクワクしませんか？あ、僕だけ？笑
例えば毎月100人の保護者に送るとしたら、年間1,200枚の紙を節約することが可能です。
デジタル化は環境にもお財布にも優しいんですね！
行事記録用の写真共有
これもメチャクチャ皆さんにオススメしたい機能です。
なんと、行事準備の写真をドライブに入れて全体で共有できるのです。
いくら詳細な記録があったとしても、たった一枚の写真にかなわない時もあると思います。
例えば運動会です↓
- トラックの白線の引き方
- テントの配置
- 授乳室や休憩所の設置方法
- ブルーシートの敷き方
- 椅子の配置etc…
写真として残しておけば、来年度に役立つこと間違いありません!!!
年度や行事名でフォルダ毎にわけたら見やすいと思います。
「Googleフォトでも同様のことはできます」が「Googleドライブでまとめちゃった方が早くない？」と思うで、ドライブでフォルダを作る方がオススメです。
子どもの顔が写っちゃったり、名前がわかっちゃうような写真は避けたいところですね…！
もう少し詳しく話すと、そのままデジカメ等で撮影した画像をドライブにアップしてしまうと容量が圧迫してしまう為「縮小・圧縮」する作業をオススメします。
ちょっと面倒ですけど、やった方がより多くのデータを保存しておくことが可能です。
僕がよく使うのはこのサイトです↓
上記サイトで「640px」くらいまで縮小しちゃいます。
仕上げに余計な容量を絞って完成です。それをドライブにアップしましょう！
【重要】どう使うかは先生に決めてもらう
上記した事はほんの一例です。
「この書類は紙の方が効率いい！」というのであれば、そのまま紙で残すのもいいと思います。
「なんでもかんでもデータ化すればいい！」とは限りません。
実際に「紙の方が楽！早い！」という場合もありますよね。
そこは会議などを利用して「どの書類をデータ化するか？」等、話し合ってもいいかもしれません。
僕はそうしました。あくまで「こういうことできるよ！」という提案をし、説明をし、なにをどう使うかは先生方に決めてもらいました。
「まずは〇〇だけ始めてみて、何か月か経ったら、じゃあこれは？」という風に少しずつ増やしてみてもいいかもしれません。
「今月で紙は廃止します！来月からこうして下さい！」だと反発が生まれるかもしれません。
冷たい言い方かもしれませんが、メインで使うのは僕ではなく、現場の先生ですからね。
ドライブについて知っておきたいこと
実際に使用するとしたら、お知らせしたいことをここに書いていきます。
ドライブ上では「配置が崩れる」のでダウンロード必須
例えばワードで作成した場合、クラウドに保存すると配置がずれます。
特に図形や表を多用している場合、ドライブに保存すると配置はかなりメチャメチャになります。
ドライブ上では動作を軽くする為に「簡易版」で表示されるので、その為ですね…
しかし、クラウド上で配置がズレてしまったとしても、ダウンロードすればもとのデータに戻るのです。
クラウド上・ドライブ内でズレた配置を修正してしまうと、ダウンロードした時に、そこがまたズレてしまうのです…ややこしいですね…汗
※ちょっとした誤字脱字くらいならいいと思いますが、全体の配置を考えるのであれば、一度ＰＣにダウンロードすることをオススメします。
なので僕は「ドライブに保存した後は、一切いじらないように！修正するなら元のデータを！」と職員に念を押しています。
ワードを「ＰＤＦ」に変換すればそのようなことも起きないのですが、ちょっとした編集をしたり、使い回しをする場合にちょっと手間になってしまうのですね…汗
因みに、保護者の皆様へ「おたより等」を配信する際はワードをダウンロードしてＰＤＦに変換し、更にそれをＪＰＧにして、圧縮して容量を小さくして送信しています。その方が軽くなるのでいいかなと…僕のこだわりです。
無料で使用できるのは15ＧＢまで※それ以上は有料
保育園の運営していく上で、無駄なコストはかけたくないですよね？
上記した通り画像を保存する場合は「縮小・圧縮」して容量の節約をしていきたいところ。
それでもいっぱいになってしまったら、園のケータイで２つ目のアカウントを作るか、もしくは過去年度のデータを消すか。ですね。
しかし、15GBといえば、けっこう入ります。
「研修や行事記録で長時間の動画を入れたい！」とかでは話が変わってきますが、そうでないなら何年か分は入ると思います。
アカウントが増えると管理する手間が増えるので、一つのアカウントを長く使いたいところですね。
ドライブ内なら同時編集可能！
例として「行事記録」の書類をあげます。
行事が終わった後に「各クラスの反省」を打ち込むとします。
紙でしたら各クラス紙を回して同じ用紙に書き込む必要がありますが、ドライブ内ならそんな必要もありません。
いつでも各クラスのパソコンから好きな時に打ち込めます！※ダウンロード不要
まずは担当者が大本になる原本をドライブ内にあげておきます。※その際にクラス毎の【入力欄】を作っておくと親切ですね。
- 紙が回ってくるのを待たなくてよい
- 早く次のクラスへ回さなきゃ！と焦る必要がない
- 修正したかったらいつでもできる
他クラスを気にせず、自分のタイミングで打ち込むことができます。
確かに…現場としても、これはかなり嬉しいかもです…！
まとめ
今回は無料で使える「Googleドライブ」のクラウド機能の紹介でした。
最初は戸惑うかもしれませんが、使いこなせるとスッゴイ便利ですよ！
「保育の世界もどんどんデジタル化が進んでいけばいいのに…！」と願っております。
読んでくださいましてありがとうございました！
ではまたどこかでお会いしましょう！
ともや先生でした。
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